Ceny dla klientów firmowych można zorganizować na kilka sposobów: jednym cennikiem hurtowym dla wszystkich, grupami cenowymi, cennikami przypisanymi do konkretnych kontrahentów albo rabatami zależnymi od ilości. Wybór zależy od tego, ilu masz klientów, jak bardzo ich warunki się różnią i gdzie utrzymujesz ceny: w ERP czy na platformie sprzedaży. Poniżej omówienie modeli, pojęć z Subiekta nexo i WooCommerce oraz zasad, które pomagają uniknąć rozbieżności cen między systemami. Szerszy kontekst platform hurtowych opisuje wpis platforma B2B dla hurtowni.
Modele cen w sprzedaży hurtowej
W praktyce spotyka się cztery modele, często łączone.
- Jeden cennik hurtowy. Wszyscy zalogowani klienci firmowi widzą te same ceny, niższe niż detaliczne. Najprostszy w obsłudze, ale nie uwzględnia różnic między klientami.
- Grupy cenowe. Klienci są przypisani do grup (na przykład według wielkości obrotów lub rodzaju działalności), a każda grupa ma własny cennik lub rabat.
- Cenniki indywidualne. Konkretny kontrahent ma swoje ceny lub rabaty, ustalone w umowie.
- Rabaty ilościowe i progi. Cena zależy od liczby sztuk w zamówieniu lub od wartości zakupów.
Każdy model rozwiązuje inny problem. Cennik jeden dla wszystkich jest czytelny, ale nie obsłuży klienta strategicznego. Cenniki indywidualne obsłużą wszystkich, ale wymagają porządnego procesu ich utrzymywania.
Grupy cenowe a cenniki indywidualne
Grupa cenowa to rozwiązanie dla wielu klientów o podobnych warunkach: ustawiasz cennik raz, a przypisanie klienta do grupy zmienia mu ceny. Cennik indywidualny jest wyjątkiem dla jednego kontrahenta.
Dobra praktyka to łączenie obu modeli: klienci są w grupach, a wyjątki wpisane są jako cenniki indywidualne tylko tam, gdzie umowa tego wymaga. Dzięki temu liczba osobnych cenników nie rośnie z liczbą klientów. Jeśli każdy klient ma własny cennik, nikt nie wie, dlaczego ceny wyglądają tak, jak wyglądają.
W systemach działa też kolejność pierwszeństwa. Dokumentacja jednego z rozszerzeń B2B do WooCommerce opisuje na przykład zasadę, że cena przypisana do klienta ma pierwszeństwo przed ceną przypisaną do roli, a ustawienia na poziomie produktu przed regułami globalnymi. Taką kolejność trzeba znać i zapisać: gdy klient ma równocześnie cennik indywidualny i należy do grupy, ktoś musi wiedzieć, która cena wygra.
W WooCommerce ceny zależne od roli klienta realizuje się zwykle rozszerzeniami. W dokumentacji WooCommerce są opisane między innymi rozszerzenia do cen hurtowych, w tym ceny według ról (jedno z nich opisuje rabaty procentowe lub stałe ceny dla roli), a jedna z instrukcji zaznacza, że użytkownik powinien mieć tylko rolę hurtownika, bo inna dodatkowa rola może uniemożliwić wyświetlanie cen hurtowych. Wniosek praktyczny: zanim wybierzesz rozszerzenie, sprawdź, jak obsługuje kilka ról u jednego klienta.
Rabaty ilościowe i progi
Rabat ilościowy zmienia cenę jednostkową, gdy zamówienie przekracza próg. Zasady do ustalenia:
- czy próg dotyczy sztuk w zamówieniu, wartości zamówienia, czy łącznych zakupów w okresie,
- czy rabat jest kwotą stałą, procentem czy ceną docelową,
- czy rabaty ilościowe łączą się z rabatem grupowym (sumują się czy obowiązuje korzystniejszy),
- czy próg liczy się osobno dla wariantów tego samego produktu.
W Subiekcie nexo w wersji PRO opis programu wymienia między innymi zamówienia z indywidualnymi terminami realizacji pozycji i kontrolę minimalnej kwoty zamówienia. Zasady rabatów i progów w sklepie internetowym trzeba natomiast zdefiniować odrębnie od reguł w ERP i zadbać, żeby były ze sobą zgodne.
Źródło cen: ERP czy platforma
To najważniejsza decyzja architektoniczna. Są dwie logiczne opcje.
ERP jako źródło cen. Ceny, cenniki i przypisania klientów prowadzisz w ERP, a platforma sprzedażowa je pobiera. Zaleta: jedno miejsce zmian, spójność z dokumentami sprzedaży. Wada: platforma zależy od integracji i od dostępności ERP.
Platforma jako źródło cen. Ceny prowadzisz w sklepie, a do ERP trafiają zamówienia z ceną. Zaleta: łatwa zmiana cen i niezależność od ERP. Wada: ceny w dokumentach mogą nie zgadzać się z cennikami w ERP, jeśli dział sprzedaży tam też je ustala.
Subiekt nexo daje bogaty model cen. Według dokumentacji InsERT cennik może być statyczny (cena pochodzi bezpośrednio z pozycji cennika) albo dynamiczny (cena jest wyliczana w chwili wstawiania pozycji na dokument z parametrów, takich jak ostatnia cena zakupu, koszt magazynowy czy cena deklarowana dla nabywcy). Opis wersji PRO wymienia cenniki główne i dodatkowe, możliwość przypisywania cenników do poszczególnych klientów, cenniki dodatkowe ograniczone czasowo oraz zestawy cenowe, czyli odmienne wyliczanie cen dla zbiorów asortymentu. Każdy oddział ma cennik główny, domyślny dla jego dokumentów.
Z tego wynika praktyczna uwaga: cena dynamiczna, wyliczana z innych danych w chwili tworzenia dokumentu, nie jest po prostu liczbą do skopiowania. Jeśli sklep ma ją pokazywać, trzeba zdecydować, czy eksportujesz wyliczoną wartość, jak często ją odświeżasz i co robisz między odświeżeniami.
Ceny netto, brutto i waluty
Klient firmowy zwykle porównuje oferty w cenach netto, ale część sklepów pokazuje ceny brutto. Przyjmij jedną zasadę i stosuj ją konsekwentnie:
- Ceny w cennikach ERP są u źródła w określonej formie. Artykuł e-Pomocy InsERT o cenach w Subiekcie nexo opisuje podstawy cen (na przykład ostatnią cenę zakupu czy koszt magazynowy) jako wartości netto, więc jeśli przekazujesz je do sklepu, ustal, czy sklep pokazuje netto, czy dolicza VAT i jak zaokrągla.
- Zaokrąglenia. Różnice groszowe wynikają z kolejności działań: najpierw rabat czy najpierw VAT, zaokrąglenie na pozycji czy na dokumencie. Ustal regułę i sprawdź na kilku przykładach, że sklep i ERP zgadzają się co do grosza.
- Waluty. Jeśli sprzedajesz w kilku walutach, zdecyduj, czy ceny są prowadzone osobno w każdej, czy przeliczane po kursie, i kto aktualizuje kurs.
- Stawki VAT. Klient zagraniczny może mieć inne zasady opodatkowania. Tu decyzje podejmuje księgowość, a nie system cen.
Jak uniknąć rozjazdu cen między systemami
Rozjazd cen jest najczęściej widoczny, gdy klient pokazuje zrzut ekranu, na którym cena różni się od faktury. Ogranicza go kilka zasad:
- Jedno źródło prawdy dla każdego typu ceny. Nie edytuj tej samej ceny w dwóch miejscach.
- Jawna reguła pierwszeństwa: cena klienta, grupy, produktu, globalna.
- Znana częstotliwość synchronizacji i komunikat dla zespołu: zmiana ceny w ERP pojawi się w sklepie po tylu minutach lub godzinach.
- Test kontrolny: wybierz kilku klientów z różnych grup i kilkanaście produktów i porównaj cenę w sklepie z ceną na dokumencie w ERP.
- Zapisywanie ceny w zamówieniu. Cena z momentu złożenia zamówienia jest przenoszona do ERP razem z zamówieniem, a nie wyliczana na nowo, żeby późniejsza zmiana cennika nie zmieniała historii.
- Alarm przy błędzie synchronizacji. Jeśli integracja przestanie działać, ceny w sklepie będą nieaktualne, a ty dowiesz się od klienta.
Budowę sklepu hurtowego opisuje poradnik jak zbudować sklep B2B na WooCommerce. Przenoszenie cenników z Subiekta nexo do sklepu jest tematem osobnego poradnika, opublikowanego tego samego dnia.
Podsumowanie
Dobry system cen dla klientów firmowych jest prosty w opisie, nawet jeśli zawiera wyjątki: grupy dla większości, cenniki indywidualne dla nielicznych, jasne progi i jedno źródło prawdy. Zacznij od spisania zasad na papierze, dopiero potem wybieraj narzędzia.
Jeśli planujesz platformę hurtową lub sklep B2B zintegrowany z ERP, możesz zapytać M8T o aplikacje webowe i platformy B2B.