Ile kosztuje aplikacja webowa? To zależy od zakresu, a konkretnie od kilku rzeczy: ile procesów ma obsługiwać, z iloma zewnętrznymi systemami ma się łączyć, ile ról użytkowników i raportów potrzebujesz oraz jak ma być utrzymywana po wdrożeniu. Rzetelnej kwoty nie da się podać bez rozmowy o twoich procesach, dlatego w tym tekście nie ma widełek cenowych. Jest za to lista czynników, które podnoszą koszt, wyjaśnienie różnicy między budową a utrzymaniem i sposób na porównanie dwóch ofert.
Dlaczego rzetelna wycena wymaga rozmowy
Dwie aplikacje opisane jednym zdaniem, na przykład „panel do obsługi zamówień”, mogą różnić się nakładem pracy wielokrotnie. Jedna to formularz i lista. Druga to konta firm, cenniki, uprawnienia, powiadomienia, integracja z ERP i raporty. Dlatego wycena „na podstawie hasła” jest albo bardzo ostrożna (czyli wysoka), albo bardzo optymistyczna, a wtedy błędy wychodzą w trakcie.
Rzetelna wycena zaczyna się od pytań: kto będzie używał aplikacji, jaki proces ma ona przejąć, jakie dane już istnieją i gdzie są, z czym trzeba się połączyć, co ma się wydarzyć, gdy coś pójdzie nie tak. Często właśnie odpowiedzi na te pytania zmieniają zakres bardziej niż wybór technologii.
Wyceny nie należy też traktować jak ceny z półki. To oszacowanie pracy przy założeniach, które trzeba znać. Jeśli założeń nie ma w ofercie, nie wiadomo, za co płacisz.
Co podnosi koszt: integracje, role, raporty
Integracje z innymi systemami. Każdy zewnętrzny system to osobny interfejs do poznania, przetestowania i utrzymywania. Różnią się one stopniem trudności. Na przykład programistyczny interfejs Subiekta nexo (Sfera) jest wymieniony w opisie wersji PRO, a według InsERT jego użycie wymaga wiedzy programistycznej i pracy z dokumentacją pakietu nexo SDK. WooCommerce udostępnia REST API z kluczami dostępu i webhooki, a Allegro własne API z autoryzacją użytkownika. Koszt integracji to nie tylko zapisanie danych, ale i obsługa błędów, powtórzeń, limitów oraz zmian po stronie dostawcy.
Role i uprawnienia. Aplikacja z jednym rodzajem użytkownika jest prostsza niż taka, w której handlowiec widzi tylko swoich klientów, kierownik cały zespół, a księgowość tylko dokumenty. Każda rola to reguły do zaprojektowania i przetestowania.
Raporty i eksporty. Prosty zestaw tabel to mały koszt. Raporty łączące dane z kilku źródeł, z filtrowaniem i eksportem do arkusza, to osobny zakres.
Migracja danych. Przeniesienie danych ze starego systemu, arkuszy lub poczty bywa pracochłonne: dane trzeba wyczyścić, ujednolicić i sprawdzić. Często to ukryta część projektu.
Dane osobowe. Jeśli aplikacja przetwarza dane osobowe w twoim imieniu, potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania, w pisemnej formie, zawierająca elementy z art. 28 ust. 3 RODO. UODO podkreśla też, że administrator powinien przed zawarciem umowy sprawdzić, czy podmiot daje wystarczające gwarancje, i warto zachować dokumenty z tej weryfikacji. To wpływa na zakres prac związanych z bezpieczeństwem.
Wymagania poza funkcjami. Wydajność przy dużym ruchu, dostępność, kopie zapasowe, wersje językowe, zgodność z urządzeniami mobilnymi. Zwykle nie widać ich w opisie funkcji, a kosztują.
Koszt budowy a koszt utrzymania
Wiele firm porównuje oferty po kosztach wdrożenia, a za rok zdziwi je rachunek za utrzymanie. Warto go policzyć od początku. Składają się na niego:
- hosting i infrastruktura: serwer, baza danych, kopie zapasowe, monitoring,
- zmiany po stronie dostawców: aplikacja zintegrowana z cudzym systemem musi nadążać za jego zmianami. Przykładowo WooCommerce usunął dawny interfejs REST ze swojego rdzenia i integracje, które z niego korzystały, wymagają osobnej wtyczki lub aktualizacji. Podobnie integracja ze Sferą musi nadążać za nowymi wersjami programu nexo,
- poprawki i drobne zmiany: zawsze pojawią się nowe potrzeby i błędy, których nie wykryły testy,
- bezpieczeństwo: aktualizacje bibliotek, reagowanie na luki,
- wsparcie dla użytkowników: szkolenie nowych osób, obsługa zgłoszeń.
Zapytaj w ofercie, czy utrzymanie jest objęte ceną, w jakim zakresie i na jakich zasadach, oraz jak wyglądają zmiany spoza umowy.
Wycena ryczałtowa czy czas i materiały
Dwa najczęstsze modele rozliczeń mają różne ryzyka.
Ryczałt (stała cena za określony zakres). Plus: znasz koszt z góry. Minus: dotyczy tylko zakresu opisanego w umowie, więc każda zmiana wymaga aneksu lub dopłaty, a wykonawca wlicza w cenę zapas na niewiadome. Działa dobrze, gdy zakres jest jasny.
Czas i materiały (rozliczanie według faktycznego nakładu pracy). Plus: elastyczność przy zmieniających się wymaganiach i zapłata za to, co faktycznie zrobiono. Minus: końcowy koszt nie jest znany z góry, więc potrzebne są budżet i regularne raporty.
Często stosuje się model mieszany: ryczałt za pierwszy, dobrze opisany etap, a dalsze rozwijanie na czas i materiały. Żaden model nie jest najlepszy w ogóle. Ważne, żeby ofertę dało się porównać z innymi.
Jak porównać dwie oferty
Ceny dwóch ofert są porównywalne tylko wtedy, gdy porównywalny jest zakres. Przed zestawieniem sprawdź:
- Zakres: czy obie oferty obejmują to samo? Co jest wymienione, a co pominięte (migracja danych, szkolenie, testy, dokumentacja)?
- Założenia: na jakich założeniach opiera się wycena i co się stanie, gdy się nie sprawdzą?
- Etapy i odbiór: kiedy dostajesz wersję do sprawdzenia, według jakich kryteriów odbierasz pracę?
- Prawa do kodu: co jest przedmiotem umowy i jakie prawa dostajesz? Ustawa o prawie autorskim chroni programy komputerowe jak utwory literackie (art. 74), więc w umowie powinno być jasno napisane, czy otrzymujesz licencję, czy przeniesienie praw, na jakich polach eksploatacji oraz czy masz dostęp do kodu źródłowego. Szczegóły ustalaj z prawnikiem.
- Utrzymanie: czy jest w cenie, w jakim zakresie i za ile po okresie gwarancji?
- Dane osobowe: czy oferta zawiera umowę powierzenia przetwarzania i opis zabezpieczeń?
- Zależność od wykonawcy: co się stanie, jeśli współpraca się skończy? Czy aplikację da się przejąć?
Najniższa cena nie jest niczym złym, ale jej źródłem może być węższy zakres albo więcej niewiadomych po twojej stronie.
Jak zmniejszyć koszt pierwszego etapu
Koszt pierwszego etapu zależy od tego, co do niego wejdzie, więc najskuteczniejsze są decyzje o zakresie.
- Jeden proces, jeden zespół. Zacznij od najbardziej bolesnego procesu i jednej grupy użytkowników.
- Odłóż to, co nie jest potrzebne od pierwszego dnia: zaawansowane raporty, kolejne role, drugą wersję językową.
- Ogranicz integracje do tych, bez których aplikacja nie ma sensu. Resztę da się dołożyć później.
- Przygotuj dane: im lepiej uporządkowane dane startowe, tym mniej pracy przy migracji.
- Opisz proces przed rozmową: kilka stron z opisem, kto co robi dziś, oszczędza godziny analizy.
- Zgódź się na wersję do sprawdzenia, a nie na gotowy produkt. Pierwsza wersja pokaże, co naprawdę jest potrzebne, i uchroni przed budowaniem rzeczy, z których nikt nie korzysta.
Takie podejście odpowiada sposobowi pracy opisanemu w sekcji Współpraca na stronie M8T: mail, rozmowa i wycena, budowa etapami z wersją do sprawdzenia, wdrożenie i poprawki. O tym, jak ułożyć pierwszy etap, jest poradnik o planowaniu pierwszej wersji aplikacji. O wyborze między oprogramowaniem gotowym a robionym na zamówienie przeczytasz we wpisie oprogramowanie na zamówienie czy gotowe, a o przygotowaniu zapytania do wykonawców w poradniku zapytanie ofertowe na aplikację webową.
Podsumowanie
Cena aplikacji webowej wynika z zakresu, integracji, ról, raportów, danych i utrzymania. Dobra oferta jasno opisuje założenia i granice, a dobre porównanie ofert zaczyna się od zestawienia zakresów, a nie od ostatniej linijki z kwotą. Najtańsza droga do aplikacji, która działa, zwykle prowadzi przez wąski pierwszy etap.
Jeśli planujesz aplikację webową, platformę lub integrację, możesz napisać do M8T z opisem procesu. Zakres usług M8T obejmuje aplikacje webowe, platformy B2B, systemy CRM i WMS oraz wtyczki i integracje.