Jak sprawdzić, czy faktury ze sklepu trafiają do KSeF

Krok 1: ustal, który system wystawia fakturę

Sprawdź, gdzie powstaje faktura po złożeniu zamówienia w sklepie. Zapytaj osobę, która ją wystawia, albo prześledź jedno zamówienie od początku do końca.

Możliwe odpowiedzi:

1. Wtyczka lub moduł do faktur w sklepie.
2. Zewnętrzny program do faktur lub księgowy.
3. System ERP, do którego sklep przenosi zamówienia (patrz też wpis o integracji sklepu z ERP).
4. Faktura wystawiana ręcznie na podstawie zamówienia.

Zapisz wynik osobno dla faktur dla firm i dla konsumentów. Według MF faktury dla konsumentów nie są w KSeF obowiązkowe, można je wystawiać dobrowolnie. Faktury dla firm (B2B) co do zasady muszą trafiać do KSeF, z wyjątkiem faktur poza KSeF w ramach limitu 10 000 zł miesięcznie do 31.12.2026. Do tego limitu nie wlicza się faktur konsumenckich i paragonów z NIP do 450 zł.

Krok 2: sprawdź numer KSeF i UPO

Numer KSeF nadaje system po przyjęciu pliku XML i według MF od tego momentu faktura jest uznana za otrzymaną. Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) zawiera datę przyjęcia dokumentu do systemu.

Co zrobić:

1. Wybierz kilka ostatnich faktur dla firm ze sklepu.
2. Sprawdź, czy każda ma numer KSeF zapisany w systemie, który ją wystawił (w sklepie, w programie do faktur lub ERP).
3. Dla kilku z nich pobierz UPO z Aplikacji Podatnika KSeF i porównaj datę przyjęcia z datą wystawienia.
4. Zapytaj dostawcę wtyczki lub programu, gdzie zapisywany jest numer KSeF i UPO i czy da się je wyszukać po numerze zamówienia.

Brak numeru przy fakturze dla firmy oznacza, że faktura nie została przyjęta albo że numer nie wrócił do systemu. To dwa różne problemy i warto je rozróżnić.

Krok 3: porównaj faktury w sklepie, ERP i Aplikacji Podatnika KSeF

Aplikacja Podatnika KSeF to bezpłatna aplikacja online MF. Według pytań i odpowiedzi MF służy do zarządzania uprawnieniami, tokenami i certyfikatami, przeglądania faktur, pobierania UPO i wizualizacji oraz wydruku faktur. Nie obsługuje faktur z załącznikiem. Dostępna jest też Aplikacja Mobilna KSeF od 1.02.2026.

Co zrobić na koniec miesiąca:

1. Zrób zestawienie faktur dla firm wystawionych ze sklepu w danym miesiącu (liczba i suma).
2. Zrób takie samo zestawienie z ERP lub programu do faktur.
3. Sprawdź liczbę faktur wystawionych w Aplikacji Podatnika KSeF w tym samym okresie.
4. Porównaj liczby. Różnica oznacza fakturę, której nie ma w jednym z miejsc.
5. Dla każdej różnicy ustal, czy to faktura poza KSeF w ramach limitu, faktura konsumencka, czy pominięty dokument.

Pamiętaj, że KSeF nie wysyła powiadomień. Odbiorca sam sprawdza nowe faktury, a nadawca nie może sprawdzić, czy nabywca pobrał fakturę.

Krok 4: obsługa błędów i ponowienie wysyłki

Co mówi MF o błędach:

• system odrzuca plik niezgodny ze wzorem e-Faktury albo wysłany przez kogoś bez uprawnień, a odrzucenie następuje także przy braku NIP sprzedawcy,
• odrzucona faktura nie została wystawiona, więc nie da się jej skorygować ani anulować,
• po odrzuceniu przygotowujesz i wysyłasz nowy, poprawny plik XML,
• system nie weryfikuje błędów rachunkowych ani poprawności danych kontrahenta, więc faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie przyjęta,
• przyjętej faktury nie edytujesz. Błędy usuwa się fakturą korygującą, a przy błędnym nabywcy wystawia się korektę do zera i nową fakturę.

Terminy wysyłki zależą od trybu:

• online: faktura musi być przesłana tego samego dnia, a wysyłka następnego dnia jest traktowana jak offline24,
• offline24: najpóźniej następnego dnia roboczego,
• offline (niedostępność KSeF, na przykład prace serwisowe): najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu przerwy,
• tryb awaryjny (awaria ogłoszona w BIP MF): w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Przy fakturach offline wizualizacja zawiera kody QR. Drugi kod wymaga certyfikatu KSeF typu 2, a certyfikat typu 1 służy do uwierzytelniania. Certyfikaty są ważne maksymalnie dwa lata. Tokeny z KSeF 1.0 nie działają w KSeF 2.0, więc po zmianie wersji trzeba je wygenerować od nowa.

Co zrobić w firmie:

1. Ustal, kto dostaje informację o odrzuconej fakturze (e-mail, lista w ERP, zgłoszenie).
2. Ustal czas reakcji, zwłaszcza dla faktur wysyłanych w trybach offline.
3. Sprawdź, czy ktoś zna datę wygaśnięcia certyfikatów i tokenów i czy jest przypomnienie przed jej upływem.
4. Przetestuj scenariusz na środowisku testowym: błędny plik i ponowna wysyłka.

Krok 5: kto w firmie pilnuje odrzuconych faktur

To pytanie organizacyjne, nie techniczne. Wskaż jedną osobę odpowiedzialną i jej zastępstwo. Ta osoba:

• raz dziennie sprawdza listę odrzuconych i niewysłanych faktur,
• sprawdza komunikaty techniczne na stronie KSeF (zakładka Aktualności publikuje informacje o utrudnieniach i pracach serwisowych),
• na koniec miesiąca wykonuje porównanie z kroku 3,
• zgłasza problemy dostawcy systemu.

Bez wskazanej osoby błędy, których nie widać w sklepie, mogą przez kilka dni nie mieć właściciela.

Przypadki szczególne w sklepie

Kilka sytuacji, które w sklepie zdarzają się regularnie i warto sprawdzić, jak obsługuje je twój system:

• Zwrot lub anulowanie po wystawieniu faktury. Przyjętej faktury nie edytujesz. Według MF błędy usuwa się fakturą korygującą. Sprawdź, czy system tworzy korektę i czy ta korekta też trafia do KSeF.
• Błędny NIP nabywcy. Ponieważ KSeF nie weryfikuje poprawności danych kontrahenta, faktura z błędnym NIP zostanie przyjęta. MF opisuje wtedy korektę do zera i wystawienie nowej faktury. Najtaniej jest sprawdzać NIP już przy składaniu zamówienia.
• Konsument prosi o fakturę. Faktura do paragonu dla osoby fizycznej może być wystawiona w KSeF dobrowolnie. Ustal wewnętrzną zasadę, czy takie faktury wystawiasz w KSeF, czy poza nim, i trzymaj się jej.
• Faktura wystawiona poza godzinami pracy. Faktura online ma być przesłana tego samego dnia. Jeśli wysyłka jest planowana dopiero następnego dnia, traktuje się ją jak offline24, więc sprawdź, czy twój system wie, w jakim trybie wysyła.
• Przerwa w działaniu KSeF. MF publikuje komunikaty o pracach serwisowych i awariach. Warto wiedzieć, gdzie je czytać i kto to robi, zanim problem pojawi się u ciebie.

Dla każdej z tych sytuacji zrób jedno zamówienie testowe na środowisku testowym i zapisz wynik.

Lista kontrolna na koniec miesiąca

• Wiadomo, który system wystawia faktury dla firm i który je wysyła.
• Każda faktura dla firmy ma numer KSeF zapisany w systemie.
• Liczba i suma faktur zgadzają się w sklepie, ERP i KSeF.
• Faktury poza KSeF mieszczą się w limicie 10 000 zł miesięcznie (jeśli z niego korzystasz do końca 2026).
• Nie ma odrzuconych faktur bez decyzji.
• Terminy wysyłki offline zostały dotrzymane.
• Certyfikaty i tokeny mają ważność dłuższą niż najbliższy miesiąc.

Co zapisać po przeglądzie

Po każdym comiesięcznym porównaniu zapisz krótką notatkę: data, liczby z trzech miejsc, wykryte różnice i ich przyczyny, podjęte działania. Po kilku miesiącach zobaczysz, czy problemy się powtarzają (na przykład zawsze przy zamówieniach z zagranicy albo z błędnym NIP), i będziesz mógł zgłosić dostawcy systemu konkretny wzór błędu zamiast ogólnej uwagi, że czasem coś nie działa.

Podsumowanie

Sprawdzenie faktur ze sklepu w KSeF to rutyna: ustalić system, który wysyła, zweryfikować numery, porównać liczby i wyznaczyć osobę do obsługi błędów. Kary i terminy z ustawy sprawdzaj w przepisach i u księgowego, bo strony MF omówione w tym poradniku ich nie opisują. Jeśli potrzebujesz dostosować integrację sklepu do wysyłki faktur do KSeF, zobacz usługi M8T.