Integracja sklepu z ERP to automatyczna wymiana danych między sklepem internetowym a programem, w którym firma prowadzi magazyn, sprzedaż i dokumenty. Najczęściej oznacza to, że zamówienia ze sklepu trafiają do ERP bez przepisywania, a stany magazynowe i ceny wracają z ERP do sklepu. Zanim wybierzesz sposób wykonania, warto ustalić, które dane mają się przenosić i który system jest dla nich źródłem prawdy.
Co oznacza integracja sklepu z ERP
Sklep i ERP to dwa osobne systemy z własnymi bazami. Bez integracji ktoś przepisuje zamówienia, aktualizuje stany ręcznie albo eksportuje i importuje pliki. Integracja robi to programowo, zwykle przez interfejs API albo przez dedykowany moduł w ERP.
Po stronie WooCommerce dokumentacja opisuje REST API, do którego dostęp przyznaje się kluczami: Consumer Key i Consumer Secret. Klucz jest powiązany z użytkownikiem WordPress i ma uprawnienia do odczytu, zapisu albo obu naraz. Consumer Secret jest pokazywany tylko raz, więc trzeba go od razu zapisać w bezpiecznym miejscu. Po stronie Subiekta nexo InsERT udostępnia Sferę, czyli sposób na pisanie własnych rozwiązań, opisany w dokumentacji nexo SDK.
Jakie dane przechodzą między sklepem a ERP
Typowy zestaw wygląda tak:
- zamówienia: ze sklepu do ERP, razem z pozycjami, ceną, kosztem dostawy i formą płatności,
- stany magazynowe: z ERP do sklepu,
- ceny: najczęściej z ERP do sklepu, szczególnie gdy cennik prowadzisz w ERP,
- kontrahenci: dane nabywcy i adresy, w tym NIP firm, potrzebne do wystawienia dokumentu,
- dokumenty: faktury i dokumenty sprzedaży, czasem w odwrotnym kierunku, na przykład link do faktury lub numer przesyłki zapisany w zamówieniu sklepu.
Nie każda firma potrzebuje wszystkiego. Sklep z kilkudziesięcioma produktami może zacząć od samych zamówień i stanów. Hurtownia z indywidualnymi cennikami dla klientów potrzebuje także cen i kontrahentów.
Kierunek danych: co jest źródłem prawdy
To najważniejsza decyzja i najczęściej pomijana. Dla każdego pola trzeba ustalić jedno miejsce, w którym dane są zmieniane, a drugie dostaje kopię.
Przykładowo: stan magazynowy zmienia się w ERP, bo tam wystawiasz dokumenty magazynowe. Opis produktu i zdjęcia zmieniasz w sklepie, bo ERP nie jest do tego przeznaczone. Cena może być prowadzona w ERP, jeśli masz tam cenniki, albo w sklepie, jeśli ceny promocyjne ustawia dział marketingu. Gdy to samo pole można edytować w obu miejscach, prędzej czy później jedna zmiana nadpisze drugą.
Warto też zapisać, co się dzieje z zamówieniem po jego przeniesieniu. Subiekt nexo rozróżnia na przykład rezerwację stanu i rezerwację dostaw, a wybór wpływa na to, czy towar jest zablokowany dla innych dokumentów. Takie ustawienia trzeba uwzględnić w opisie procesu.
Integracja gotowa, przez hub czy na zamówienie
Są trzy typowe drogi:
- Gotowa wtyczka lub moduł do konkretnej pary systemów. Dobre, gdy proces jest standardowy i zakres funkcji wtyczki odpowiada potrzebom.
- Hub integracyjny. Serwisy takie jak Base.com publikują integracje z wieloma sklepami i z Subiektem nexo PRO. Na stronach tych integracji opisano między innymi import zamówień i synchronizację stanów, a zakres wymiany dokumentów zależy od dostawcy integracji. Zakres i warunki trzeba sprawdzić w ofercie konkretnego dostawcy.
- Integracja na zamówienie. Ma sens, gdy proces firmy odbiega od standardu, na przykład masz specyficzne cenniki, kilka magazynów albo własne statusy zamówień. Wymaga programisty, który zna API sklepu i narzędzia ERP. InsERT zaznacza w dokumentacji, że tworzenie rozwiązań w Sferze wymaga wiedzy programistycznej i znajomości struktury baz danych.
O wyborze decyduje różnica między tym, co oferuje gotowe rozwiązanie, a tym, jak naprawdę działa firma. Lista wymagań, spisana przed rozmową z dostawcą, oszczędza nieporozumień.
Najczęstsze problemy
- Mapowanie. Produkt w sklepie i w ERP musi mieć wspólny identyfikator. Jeśli ma go tylko jedna strona albo identyfikatory się powtarzają, synchronizacja wiąże nie te rekordy, co trzeba.
- Duplikaty. Ten sam klient może pojawić się w ERP kilka razy, jeśli integracja nie rozpoznaje go po NIP lub adresie e-mail.
- Błędy bez powiadomień. Integracja, która zatrzymała się po błędzie i nikogo o tym nie poinformowała, bywa gorsza niż jej brak, bo przez kilka dni nikt nie wie, że zamówienia nie dochodzą. Zapytaj dostawcę, kto i jak dowie się o błędzie.
- Limity i uprawnienia. Klucz API z uprawnieniami tylko do odczytu nie zapisze zmian w sklepie. Brak uprawnień wychodzi dopiero przy pierwszym teście.
- Nieobsłużone przypadki. Zamówienia z rabatem, zwrot, anulowanie po wysyłce. Warto wypisać je z wyprzedzeniem i zapytać, co się z nimi dzieje.
Od czego zacząć
Zacznij od dwóch list. Pierwsza: wszystkie systemy, które biorą udział w sprzedaży (sklep, ERP, program do faktur, system kurierski, marketplace). Druga: spis procesów krok po kroku, od złożenia zamówienia do wysyłki i faktury, z zaznaczeniem, kto robi każdy krok dziś.
Na tej podstawie zaznacz, co ma się dziać automatycznie, a co zostaje ręczne. Przy pierwszym etapie nie musisz automatyzować wszystkiego. Dobrze zacząć od tego, co zajmuje najwięcej czasu albo najczęściej generuje błędy, i dołożyć kolejne elementy po sprawdzeniu pierwszego.
Przed uruchomieniem na produkcji przetestuj integrację na kopii danych albo na środowisku testowym, ze scenariuszami, w których coś idzie nie tak.
Podsumowanie
Integracja sklepu z ERP ma sens, gdy ręczne przepisywanie danych zabiera czas lub powoduje błędy. Najpierw ustal, jakie dane mają się przenosić i które miejsce jest ich źródłem prawdy, potem wybierz gotowe rozwiązanie, hub albo wykonanie na zamówienie. Jeśli potrzebujesz integracji lub wtyczki dopasowanej do własnego procesu, zobacz usługi M8T i napisz, co chcesz połączyć.