Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) działa od 1 lutego 2026 dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych. Dla sklepu internetowego najważniejsze pytanie brzmi: które faktury wystawiane ze sklepu trzeba wysyłać do KSeF, a które nie. Odpowiedź zależy głównie od tego, czy kupuje firma, czy konsument, i od tego, który system wystawia fakturę.
Stan na 16.10.2026 według stron Ministerstwa Finansów. Tekst nie jest poradą podatkową ani prawną. Szczegóły dla swojej firmy omów z księgowym.
Terminy KSeF w 2026
Według strony KSeF Ministerstwa Finansów:
- od 1 lutego 2026 obowiązek dotyczy podatników, którzy w 2024 roku mieli sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT,
- od 1 kwietnia 2026 obowiązek dotyczy pozostałych podatników,
- do 31 grudnia 2026 można wystawiać faktury poza KSeF (papierowo lub elektronicznie), jeśli suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy w danym miesiącu 10 000 zł.
Dla większości sklepów obowiązek już obowiązuje, a okres przejściowy dotyczy tylko małych kwot.
Faktury B2B i B2C w sklepie
Sklep zwykle wystawia dwa rodzaje dokumentów: faktury dla firm i faktury lub paragony dla konsumentów.
Według pytań i odpowiedzi MF:
- faktury dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) nie są obowiązkowe w KSeF, ale można je tam wystawiać dobrowolnie,
- paragon z NIP nabywcy do 450 zł brutto jest uznawany za fakturę uproszczoną i do 31.12.2026 można go wystawiać poza KSeF,
- od 2027 roku faktury do transakcji z kasy online dla podatników (czyli B2B) będą musiały być wystawiane w KSeF, a faktury dla konsumentów pozostaną dobrowolne.
Do limitu 10 000 zł wlicza się tylko faktury, które obowiązkowo trzeba wystawić w KSeF. Nie wlicza się według MF faktur z kasy, paragonów z NIP do 450 zł ani faktur konsumenckich. Po przekroczeniu limitu w danym miesiącu faktura, która go przekroczyła, i wszystkie następne muszą być wystawione w KSeF, a do wyłączenia nie wraca się w kolejnym miesiącu. Limit liczy się według daty wystawienia, nie sprzedaży.
Dla sklepu oznacza to, że faktury dla klientów firmowych (na przykład zamówienia z NIP) muszą trafiać do KSeF, jeśli łączna kwota przekracza limit, a przy sklepie sprzedającym głównie konsumentom większość dokumentów może zostać poza KSeF.
Gdzie w sklepie powstaje faktura
To pytanie decyduje o tym, co trzeba zmienić. Są trzy typowe układy:
- Faktura powstaje w sklepie (wtyczka do faktur w WooCommerce, moduł platformy sklepowej). Wtedy to wtyczka lub platforma musi umieć wysłać fakturę do KSeF, odebrać numer KSeF i zapisać go przy zamówieniu.
- Faktura powstaje w programie do faktur lub księgowym, do którego sklep przekazuje dane. KSeF obsługuje wtedy ten program.
- Faktura powstaje w ERP, do którego sklep przenosi zamówienia. KSeF obsługuje ERP, a sklep może pobierać stamtąd status i numer faktury.
Praktyczna zasada: za wysyłkę do KSeF odpowiada jeden system. Jeśli fakturę da się wystawić w dwóch miejscach, łatwo o dublowanie albo o fakturę, której nikt nie wysłał.
Co zmienia się w integracji sklepu z ERP
Jeśli masz integrację sklepu z ERP, przejrzyj ją pod kątem KSeF:
- Numer KSeF i status. System nadaje numer KSeF po przyjęciu pliku, a faktura jest uznana za otrzymaną w momencie nadania numeru. Sensownie jest, żeby numer i status wracały do zamówienia, bo obsługa klienta zapyta o nie przy reklamacji.
- Dane nabywcy. KSeF nie weryfikuje poprawności danych kontrahenta, na przykład NIP nabywcy, ani błędów rachunkowych. Jeśli faktura trafi do systemu z błędnymi danymi, poprawia się ją korektą. Sklep powinien więc walidować NIP przy zamówieniu.
- Odrzucone faktury. Plik niezgodny ze wzorem e-Faktury jest odrzucany, a odrzucona faktura według MF nie została wystawiona. Integracja musi zgłaszać taki przypadek komuś w firmie, a nie tylko zapisywać go w logu.
- Tryby offline. Faktura online musi być przesłana tego samego dnia. Gdy KSeF jest niedostępny albo firma ma awarię, obowiązują tryby offline24, offline i awaryjny z terminami wysyłki. Warto ustalić, kto w firmie pilnuje tych terminów.
Z punktu widzenia integratora zmiana nie jest wyłącznie techniczna. Zmienia się odpowiedzialność za sprawdzanie błędów, bo wysyłka do KSeF ma skutki podatkowe.
Limit 10 000 zł do końca 2026
Rozwiązanie przejściowe kończy się 31 grudnia 2026. Przed końcem roku warto:
- policzyć, ile faktur wystawianych poza KSeF miałeś w ostatnich miesiącach,
- ustalić, czy od stycznia wszystkie faktury dla firm idą przez KSeF,
- sprawdzić, czy system, który je wystawia, jest już do tego gotowy,
- przetestować wysyłkę na środowisku testowym.
Ostatni tydzień grudnia to zły termin na pierwsze testy.
Gdzie szukać oficjalnych odpowiedzi
Pierwszym miejscem jest ksef.podatki.gov.pl: strony o terminach, pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 i zakładka Aktualności. Publikuje się tam także komunikaty techniczne o utrudnieniach i pracach serwisowych (ostatni z listy to komunikat z 13.10.2026 o możliwych utrudnieniach w dostępie do faktur). Przepisy znajdziesz w ustawie o VAT w ISAP, a wątpliwości dla własnej firmy zadaj księgowemu lub doradcy podatkowemu. Przepisy o karach za niewystawienie faktury w KSeF sprawdź w ustawie, bo strony MF omówione w tym tekście ich nie opisują.
Podsumowanie
KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego i 1 kwietnia 2026, a okres przejściowy dla małych kwot kończy się z końcem roku. Dla sklepu kluczowe jest ustalenie, który system wystawia fakturę, kto wysyła ją do KSeF i kto reaguje na błędy. Jeśli twoja integracja sklepu z ERP wymaga dostosowania do KSeF, zobacz opis usług M8T.