Jak przenieść cenniki z Subiekta nexo do sklepu B2B

Co trzeba ustalić przed synchronizacją

Zanim zaczniesz, odpowiedz na pięć pytań:

1. Kto jest źródłem cen? Przyjmij, że jest nim Subiekt nexo, a sklep ceny pobiera. Jeśli ceny edytuje się w sklepie, ten poradnik dotyczy tylko jednorazowego importu.
2. Które ceny mają być widoczne w sklepie? Wszystkie cenniki czy tylko wybrane? Czy sklep pokazuje ceny netto, czy brutto?
3. Czy klienci mają ceny indywidualne? Jeśli tak, ich liczba decyduje o tym, czy mapujesz je jako grupy, czy jako ceny dla pojedynczych kont.
4. Czy w nexo używasz cenników dynamicznych? Takich, w których cena jest wyliczana z innych danych w chwili tworzenia dokumentu.
5. Jak integracja ma się łączyć z nexo? Subiekt nexo udostępnia programistyczny interfejs Sfera, wymieniony w opisie wersji Subiekt nexo PRO wśród rozwiązań do tworzenia własnych integracji, a dokumentacja jest w pakiecie nexo SDK. Tworzenie takich rozwiązań wymaga wiedzy programistycznej. Jeśli używasz gotowego konektora, sprawdź, jakie edycje nexo obsługuje.

Co przygotować

• Dostęp do Subiekta nexo z uprawnieniami do przeglądania cenników i kontrahentów.
• Dostęp administracyjny do sklepu WooCommerce.
• Rozszerzenie lub mechanizm do cen zależnych od roli lub grupy klienta w sklepie.
• Eksport listy kontrahentów z przypisanymi cennikami (arkusz).
• Środowisko testowe z kopią danych, bez ryzyka dla produkcji.

Krok 1: spis cenników i podstaw cen w nexo

W dokumentacji InsERT ceny w Subiekcie nexo opisane są przez cenniki i podstawy cen. Z opisu programu wynika, że:

• kreator wdrożeniowy tworzy domyślnie trzy cenniki, a liczba cenników jest w programie nieograniczona,
• cenniki mogą być statyczne (cena pochodzi bezpośrednio z pozycji cennika) lub dynamiczne (cena wyliczana na bieżąco z parametrów w momencie wstawiania pozycji na dokument),
• w wersji PRO występują cenniki główne i dodatkowe, możliwość przypisywania cenników do poszczególnych klientów, cenniki dodatkowe ograniczone czasowo oraz zestawy cenowe, czyli odmienne wyliczanie cen dla zbiorów asortymentu (na przykład grup, cech, działów sprzedaży),
• każdy oddział ma cennik główny, domyślny dla jego dokumentów,
• ceny mogą wynikać z różnych podstaw, na przykład z ostatniej ceny sprzedaży, ceny deklarowanej dla nabywcy, kosztu magazynowego czy ceny z konkretnych dostaw.

W praktyce spisz w arkuszu: nazwę cennika, jego typ (główny, dodatkowy), czy jest statyczny czy dynamiczny, zakres asortymentu, okres obowiązywania, oddział. Nazewnictwo sprawdź na własnej wersji programu, bo część funkcji zależy od edycji.

Do sklepu przekazuje się wyliczone wartości. Cennik statyczny jest prosty: cena na pozycji to cena do wysłania. Cennik dynamiczny wymaga decyzji: eksportujesz wyliczoną cenę dla każdego klienta i produktu, czy zastępujesz go w sklepie statycznym odpowiednikiem. Często prościej jest na stałe uprościć to, co dynamiczne, niż odtwarzać wyliczenia po stronie sklepu.

Krok 2: przypisanie kontrahentów

Teraz powiąż klientów z cennikami. Dla każdego kontrahenta, który ma mieć dostęp do sklepu, zapisz:

• identyfikator kontrahenta w nexo (na przykład symbol lub NIP) i adres e-mail konta w sklepie,
• cennik główny lub dodatkowy, który obowiązuje klienta,
• ewentualny rabat dodatkowy,
• walutę, jeśli sprzedajesz w kilku.

Sprawdź przypadki szczególne: klient bez przypisanego cennika (co ma zobaczyć?), klient z kilkoma cennikami (który wygrywa?), klient nieaktywny. Dane kontrahentów są danymi osobowymi lub danymi firmowymi, więc przekazuj do sklepu tylko tyle, ile potrzeba do logowania i wyceny.

Krok 3: mapowanie na grupy w sklepie

Ceny zależne od roli lub od klienta realizuje się w WooCommerce zwykle rozszerzeniami. W dokumentacji WooCommerce są one opisane w różnych wariantach: jedna rola hurtownika z jednym poziomem cen, wiele ról z różnymi poziomami, ceny przypisane do konkretnego klienta. Przy wyborze rozszerzenia zwróć uwagę na trzy sprawy:

• czy obsługuje tyle grup, ile masz cenników, albo ceny dla pojedynczych klientów,
• jaka jest kolejność pierwszeństwa, gdy klient ma równocześnie cenę indywidualną i grupową,
• jak zachowuje się, gdy klient ma więcej niż jedną rolę. Dokumentacja jednego z rozszerzeń do cen hurtowych ostrzega, że dodatkowa rola obok roli hurtownika może uniemożliwić wyświetlenie cen hurtowych, więc rola klienta B2B powinna być jedyną dodatkową rolą na koncie.

Zrób tabelę mapowania: cennik w nexo, grupa lub rola w sklepie, wartość ceny. Dla cenników, w których liczba pozycji jest duża, ustal, czy sklep przechowuje cenę dla każdego produktu w każdej grupie, czy rabat procentowy względem ceny bazowej. Rabat jest lżejszy w utrzymaniu, ale tylko tam, gdzie cennik naprawdę jest rabatem od ceny bazowej.

Krok 4: częstotliwość synchronizacji

Zdecyduj, jak często ceny mają się aktualizować, i pamiętaj, że różne dane mają różną dynamikę.

• Rzadko zmieniane cenniki (raz na kwartał) aktualizuj po zmianie, na żądanie lub raz dziennie, w nocy.
• Cenniki zmieniane często (promocje, ceny dnia) wymagają krótszego cyklu, ale każda synchronizacja obciąża oba systemy.
• Pełna czy przyrostowa: wysyłanie tylko zmian jest szybsze, ale wymaga wiarygodnego wykrywania zmian. Pełna synchronizacja jest prostsza, ale wolniejsza przy dużym asortymencie.

Ustal także, co dzieje się z koszykiem klienta w chwili zmiany cen oraz jak komunikujesz klientom zmiany. Zamówienie zapisuje cenę z momentu złożenia, więc późniejsza synchronizacja nie powinna zmieniać historii zamówień.

Jeśli sklep wysyła do ERP zamówienia przez webhooki, pamiętaj, że WooCommerce wyłącza webhook po ponad pięciu kolejnych nieudanych dostarczeniach. Monitoruj status webhooków i błędy synchronizacji, bo inaczej rozjazd wyjdzie od klienta.

Krok 5: test na kilku klientach

Test powtarzalny jest tańszy niż reklamacje. Wybierz klientów z różnych sytuacji i produkty z różnych kategorii:

1. klient w cenniku głównym bez rabatów,
2. klient z cennikiem dodatkowym ograniczonym czasowo,
3. klient z rabatem indywidualnym,
4. klient bez przypisanego cennika,
5. klient nieaktywny lub zablokowany,
6. produkty ze statycznych i dynamicznych cenników.

Dla każdego zapisz cenę w nexo (na dokumencie testowym) i cenę w sklepie, zaokrągloną tak samo. Wyniki powinny być zgodne co do grosza. Różnice zapisuj jako przypadki do analizy (zaokrąglenia, netto kontra brutto, kolejność rabatów).

Co robić przy rozbieżności

1. Ustal, która cena jest właściwa. Zazwyczaj ta z ERP, bo jest podstawą dokumentów.
2. Znajdź przyczynę: inny cennik, nieodświeżona synchronizacja, kolejność pierwszeństwa po stronie sklepu, zaokrąglenie, cenę dynamiczną wyliczoną w innym momencie.
3. Popraw regułę, a nie pojedynczą cenę. Ręczna poprawa jednej pozycji w sklepie wróci jako błąd przy następnej synchronizacji.
4. Dopisz przypadek do zestawu testów, żeby następna zmiana go sprawdziła.
5. Zapisz decyzję w dokumencie opisującym reguły cen.

Najczęstsze błędy

• Synchronizacja bez spisu cenników. Integracja jest pisana na podstawie założeń, a okazuje się, że dwóch klientów ma cenniki, o których nikt nie pamiętał.
• Przeniesienie samych cen bez przypisań klientów. Cena w sklepie jest prawidłowa, ale trafia do niewłaściwych osób, bo konto klienta nie zostało powiązane z kontrahentem.
• Mieszanie netto i brutto. Cena z cennika netto jest wyświetlana jako brutto albo odwrotnie. Wychodzi to dopiero przy fakturze.
• Ręczne poprawki w sklepie. Ktoś zmienia cenę w sklepie, bo jest pod ręką, a po następnej synchronizacji zmiana znika. Ustal, kto i gdzie wolno zmieniać ceny.
• Brak testu po zmianie w ERP. Nowy cennik lub zmiana oddziału w nexo wymaga ponownego sprawdzenia zgodności. Przetestuj zmianę, zanim zobaczą ją klienci.
• Brak informacji dla zespołu. Handlowcy powinni wiedzieć, po jakim czasie zmiana ceny w ERP pojawi się w sklepie, żeby nie obiecywać klientom natychmiastowych zmian.

Podsumowanie

Dobra synchronizacja cenników opiera się na trzech rzeczach: dokładnym spisie tego, co jest w nexo, jawnej tabeli mapowania na grupy w sklepie i testach na klientach z różnych sytuacji. Technika integracji jest drugorzędna wobec tych decyzji.

Jeśli potrzebujesz konektora lub integracji Subiekta nexo ze sklepem B2B, możesz zapytać M8T o wtyczki, konektory i integracje.