System WMS (Warehouse Management System) prowadzi to, co dzieje się fizycznie w magazynie: gdzie leży towar, skąd go zabrać i co jeszcze trzeba przyjąć lub wydać. ERP prowadzi dokumenty i stany. Osobny WMS obok ERP ma sens, gdy samo „ile sztuk jest w magazynie” przestaje wystarczać i trzeba wiedzieć, w którym miejscu, z której partii i do kiedy ważnej.
Co robi ERP w magazynie, a co WMS
Programy typu ERP, na przykład Subiekt nexo, obsługują magazyn od strony dokumentów. Według opisu na stronie InsERT dokumenty magazynowe są rozdzielone od handlowych, program obsługuje wiele magazynów i oddziałów, partie i dostawy (z rejestracją rozbieżności w przyjęciach) oraz kody kreskowe powiązane z jednostką miary. Dla każdego magazynu można ustawić stan minimalny i optymalny.
WMS zajmuje się operacjami wewnątrz magazynu. Słowniki branżowe opisują go jako oprogramowanie koordynujące przyjęcia, rozmieszczenie towaru, kompletację, pakowanie, wysyłkę i inwentaryzację z użyciem skanowania kodów i zarządzania lokalizacjami. Lokalizacje mają zwykle hierarchię: strefa, aleja, regał, półka lub miejsce.
Warto zaznaczyć, że opis Subiekta nexo PRO na stronie InsERT nie wspomina o lokalizacjach magazynowych. Nie znaczy to, że takiej funkcji nie ma, ale że przed decyzją trzeba sprawdzić je w aktualnej dokumentacji lub u dostawcy.
Sygnały, że magazyn potrzebuje WMS
Rozważ WMS, gdy w pracy widać takie objawy:
- pracownicy szukają towaru, bo „leży gdzieś na regale”, a pewne miejsce zna tylko jedna osoba,
- zdarzają się pomyłki przy kompletacji, a zwroty z tego powodu są częste,
- towar ma datę ważności i zdarza się, że starsza partia zalega, a nowsza jest sprzedana,
- stany w systemie rozjeżdżają się z fizycznymi i inwentaryzacja każdorazowo odkrywa różnice,
- magazynów jest kilka i trudno wiedzieć, skąd realizować zamówienie,
- nowy pracownik potrzebuje tygodni, żeby nauczyć się, co gdzie leży.
Jeśli magazyn jest mały, towarów jest niewiele i znają go dwie osoby, WMS może być przerostem. Wystarczy porządek w ERP i przemyślane oznaczenie półek.
Lokalizacje, partie i daty ważności
Trzy funkcje najczęściej decydują o wdrożeniu WMS.
Lokalizacje. Każde miejsce ma adres, a system wie, co się w nim znajduje. Przyjęcie towaru kończy się wskazaniem miejsca odłożenia, a wydanie wskazaniem miejsca poboru. Jak zaplanować takie adresy, opisuje osobny poradnik o układaniu lokalizacji magazynowych.
Partie. Ten sam produkt może pochodzić z kilku dostaw. System pamięta, z której partii pochodzi dana sztuka, co ułatwia reklamacje i wycofanie wadliwej partii.
Daty ważności. Źródła branżowe opisują zasadę FEFO (first expired, first out): w pierwszej kolejności wydaje się partię o najbliższym terminie ważności, niezależnie od tego, kiedy przyszła. Zasada FIFO (first in, first out) wydaje najpierw towar najstarszy w przyjęciu. FIFO działa dobrze, gdy okres przydatności jest podobny, ale zawodzi, gdy późniejsza dostawa ma krótszy termin. FEFO wymaga dokładnego rejestrowania dat przy przyjęciu, więc przy produktach bez terminu ważności zwykle się nie opłaca.
Podział danych: dokumenty w ERP, ruch w WMS
Najważniejsza decyzja projektowa: który system jest źródłem prawdy dla jakich danych.
Typowy podział:
- ERP: kartoteka towarów, kontrahenci, ceny, zamówienia, dokumenty handlowe i księgowe,
- WMS: lokalizacje, ruch towaru między miejscami, partie i daty ważności, zlecenia przyjęć i wydań, inwentaryzacja.
Pomiędzy nimi przepływają: zamówienia i zlecenia wydań z ERP do WMS, potwierdzenia przyjęć i wydań z WMS do ERP oraz zmiany w kartotece. Każdy ruch ma jednego „właściciela”, a drugi system dostaje potwierdzenie. Dwa systemy, które samodzielnie zmieniają ten sam stan, doprowadzą do rozbieżności.
Przy projektowaniu warto spisać dokładne zasady dla kilku sytuacji: przyjęcie dostawy z rozbieżnością, zwrot od klienta, przesunięcie między magazynami, wydanie z kilku miejsc, korekta po inwentaryzacji.
WMS gotowy czy budowany obok ERP
Gotowy WMS ma sprawdzone funkcje i dokumentację, ale jego proces trzeba przyjąć takim, jaki jest. Warto sprawdzić, czy ma gotową integrację z twoim ERP, jak się ją utrzymuje przy aktualizacjach i jakie są koszty licencji przy kolejnych użytkownikach.
WMS budowany na zamówienie obok ERP ma sens, gdy proces magazynowy jest specyficzny (na przykład nietypowy obieg dokumentów albo dedykowane urządzenia), a gotowe systemy nie mieszczą się w nim bez obejść. Wymaga jasnego opisu procesu, dobrej integracji z ERP i wykonawcy, który zostaje na utrzymanie. Zakres integracji zależy od możliwości ERP. Subiekt nexo udostępnia mechanizm Sfera opisany w dokumentacji SDK, który wymaga umiejętności programistycznych.
Pilotaż przed pełnym wdrożeniem
Nie przełączaj całego magazynu naraz. Rozsądny plan:
- Wybierz jedną strefę lub jeden asortyment.
- Przeprowadź inwentaryzację tej części i wprowadź lokalizacje.
- Uruchom przyjęcia i wydania w WMS dla wybranej części, reszta zostaje po staremu.
- Przez kilka tygodni porównuj stany w WMS, w ERP i fizyczne.
- Zbierz uwagi od magazynierów, bo to oni będą z systemem pracować.
- Dopiero potem rozszerz na kolejne strefy.
Pilotaż ujawnia problemy z danymi, procesem i integracją, zanim dotkną całej firmy. Nie obiecuje, że wszystko pójdzie gładko, ale ogranicza skalę pomyłek.
Podsumowanie
WMS obok ERP warto rozważyć, gdy brak lokalizacji, partii i dat ważności powoduje pomyłki, straty lub długą inwentaryzację. Zanim wybierzesz gotowy system lub budowę na zamówienie, ustal podział danych między oba systemy i przeprowadź pilotaż na jednej strefie. Jeśli chcesz omówić system magazynowy dopasowany do swojego procesu, zobacz usługi M8T.