Przetargi publiczne dla małej firmy: od czego zacząć

Czym są zamówienia publiczne i kto je ogłasza

Zamówienia publiczne to zakupy realizowane przez instytucje publiczne, na przykład urzędy, szkoły, szpitale czy spółki komunalne, na zasadach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych (Pzp). Zamawiający ogłasza, czego potrzebuje, a firmy składają oferty. Wybiera się zwykle ofertę najlepszą według kryteriów podanych w dokumentach, a nie tylko najtańszą, choć cena często jest jednym z kryteriów.

Gdzie publikowane są ogłoszenia

Trzy główne miejsca:

• Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP) dostępny na platformie e-Zamówienia. Platforma jest bezpłatna, zapewnia wyszukiwarkę postępowań i ogłoszeń, a do pełnej funkcjonalności wymaga konta.
• Platformy zamawiających. Wielu zamawiających prowadzi postępowania na własnych platformach lub w ramach e-Zamówień. Ogłoszenie zawiera link do dokumentów i miejsca składania oferty.
• TED (Tenders Electronic Daily). Dodatek do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej prowadzony przez Urząd Publikacji UE. Ogłoszenia o zamówieniach o wartości przekraczającej progi unijne trafiają także do TED. Wyszukiwanie można zawężać według kodów CPV i miejsca realizacji.

Progi unijne określa obwieszczenie Prezesa UZP. Aktualne obwieszczenie z 8 grudnia 2025 roku (M.P. poz. 1247) obowiązuje od 1 stycznia 2026. Kwoty sprawdź bezpośrednio w obwieszczeniu, bo różnią się zależnie od rodzaju zamawiającego i zamówienia.

Jakie dokumenty i podpis są potrzebne

Zakres dokumentów zależy od postępowania, więc wymagania czytaj zawsze w ogłoszeniu i specyfikacji warunków zamówienia (SWZ). Zwykle potrzebujesz:

• formularza oferty z ceną,
• oświadczeń o spełnianiu warunków udziału i braku podstaw wykluczenia,
• dokumentów potwierdzających doświadczenie lub kwalifikacje, jeśli zamawiający ich wymaga,
• pełnomocnictwa, jeśli ofertę podpisuje osoba inna niż wpisana w rejestrze.

Oferty składa się w formie elektronicznej. Według komentarza UZP do art. 63 Pzp ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, a w postępowaniach poniżej progów unijnych dopuszczalny jest także podpis zaufany lub osobisty obok kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Komentarz może nie odzwierciedlać późniejszych zmian, więc wymagania co do podpisu sprawdź w konkretnym ogłoszeniu. Podpis kwalifikowany, zaufany lub osobisty warto załatwić przed pierwszym terminem, bo ich uzyskanie zajmuje czas.

Jak wybierać postępowania na start

Kilka zasad, które ograniczają ryzyko:

1. Zacznij od przedmiotu, który znasz. Zamówienie w obszarze, który realizujesz na co dzień, jest łatwiejsze do wyceny i wykonania.
2. Zacznij od małej wartości. Mniejsze postępowania mają zwykle niższe wymagania co do doświadczenia i niższe gwarancje.
3. Przeczytaj warunki udziału. Jeśli wymagane są referencje, których nie masz, odpuść.
4. Policz koszt realizacji. Uwzględnij termin płatności, kary umowne i gwarancję.
5. Sprawdź zamawiającego. Czy publikuje wyniki, czy płaci terminowo, czy ma ostatnie postępowania w tej samej dziedzinie.
6. Przeczytaj projekt umowy. To w niej są kary i warunki odbioru.

Pierwsze oferty często są po prostu ćwiczeniem. Nawet przegrany przetarg uczy, jak zamawiający ocenia oferty.

Zamówienia poniżej progu stosowania Pzp

Od 1 stycznia 2026 roku próg stosowania ustawy Pzp wynosi 170 000 zł netto (wcześniej 130 000 zł). Zmianę wprowadziła ustawa z 25 lipca 2025 roku (Dz.U. poz. 1173), a aktualny tekst jednolity ustawy to Dz.U. z 2026 r. poz. 793. Dla zamówień o wartości poniżej progu zamawiający nie stosują ustawy Pzp, a zasady udzielania takich zamówień ustalają zwykle w regulaminach wewnętrznych. Wiele z nich ma postać zapytań ofertowych publikowanych na stronach zamawiających. Dla małej firmy to często dobre miejsce na start, bo formalności bywa mniej.

Próg dotyczy wartości zamówienia, a zasady jej szacowania określa ustawa. Zamawiający odpowiada za prawidłowe oszacowanie, ale ty możesz poprosić o wyjaśnienie, jeśli coś budzi wątpliwości.

Jak nie przegapić ogłoszeń

Ogłoszeń jest dużo, więc ręczne przeglądanie szybko męczy. Co pomaga:

• wyszukiwanie według kodów CPV, które opisują twoją ofertę,
• zawężanie według regionu, w którym możesz realizować usługę,
• zapisanie wyszukiwania i powiadomienia tam, gdzie platforma na to pozwala. TED pozwala zalogowanym użytkownikom zapisać wyszukiwanie i ustawić alerty e-mail,
• stała pora dnia na przegląd nowych ogłoszeń,
• narzędzia do monitoringu przetargów.

Kroki korzystania z wyszukiwarek opisuje osobny poradnik o wyszukiwaniu przetargów.

Co przygotować, zanim pojawi się pierwsze ogłoszenie

Warto zrobić to wcześniej, bo terminy składania ofert bywają krótkie:

• dane firmy i osoby uprawnione do reprezentacji, aktualne i spójne z rejestrem,
• opis doświadczenia: lista zrealizowanych zleceń z datami, zakresem i danymi kontaktowymi odbiorców, jeśli odbiorca zgodzi się je podać,
• wzory typowych oświadczeń i formularza oferty, które będziesz dopasowywać,
• konto na platformie e-Zamówienia i podpis elektroniczny,
• kalkulacja, z której wynika, jakiej ceny nie możesz przekroczyć, żeby zlecenie było opłacalne.

Dzięki temu pierwsze postępowanie nie zaczyna się od załatwiania podpisu na dzień przed terminem.

Podsumowanie

Zacznij od platformy e-Zamówienia, wybierz niewielkie postępowanie z dziedziny, którą znasz, przygotuj podpis elektroniczny i uważnie przeczytaj dokumenty zamawiającego. Zamówienia poniżej progu stosowania Pzp (170 000 zł netto od 2026 roku) bywają dobrym początkiem. Do wyszukiwania i monitorowania przetargów publicznych służy Radar przetargów, rozwijany przez M8T we współpracy ze Spiroo Solutions. Opis znajdziesz w sekcji produkty.