Jak ułożyć lokalizacje magazynowe przed wdrożeniem WMS

Po co stały adres lokalizacji

Gdy towar leży „na regale przy oknie” albo „u Marka”, wiedzę o magazynie ma tylko kilka osób. Stały adres zamienia ją w dane: każde miejsce ma kod, a system zapisuje, co w nim jest.

Opisy systemów WMS wymieniają jako podstawowe elementy hierarchię lokalizacji (strefa, aleja, regał, miejsce na półce) i skanowanie kodów w czasie operacji. Skaner potwierdza, że pracownik jest w dobrym miejscu i bierze właściwy towar. Wymaga to jednak adresów, które nie zmieniają się z dnia na dzień i nie są niejednoznaczne.

Nawet jeśli zaczniesz od arkusza lub ERP bez modułu lokalizacji, uporządkowany schemat adresów pozwoli później zaimportować go do WMS. Opis programu Subiekt nexo PRO na stronie InsERT nie opisuje lokalizacji magazynowych, więc jeśli chcesz je prowadzić w ERP, sprawdź w aktualnej dokumentacji lub u dostawcy.

Co przygotować

• plan magazynu (nawet odręczny szkic) z zaznaczonymi alejami, regałami i strefami,
• listę rodzajów miejsc: palety, półki, regały gniazdowe, strefa podłogowa, chłodnia,
• listę asortymentu z wymiarami i sposobem składowania,
• decyzję, czy magazyn ma jeden poziom, czy kilka magazynów,
• drukarkę etykiet i czytniki kodów, jeśli zakładasz skanowanie.

Krok 1: podział na strefy

Strefa to fragment magazynu, w którym obowiązują podobne zasady. Przykładowy podział (hipotetyczny, do dopasowania):

• strefa przyjęć,
• strefa składowania głównego,
• strefa kompletacji,
• strefa wydań,
• strefa zwrotów,
• strefa kwarantanny lub towaru zablokowanego.

Nie rób zbyt wielu stref. Każda dodatkowa wymaga reguł i dyscypliny. Zacznij od kilku i dziel dalej, jeśli praktyka tego wymaga.

Co zrobić: narysuj plan, nazwij strefy krótkimi nazwami i zapisz, jaki rodzaj towaru i jakie operacje do nich należą.

Krok 2: schemat kodu lokalizacji

Kod powinien jednocześnie być czytelny dla człowieka i jednoznaczny dla systemu. Przykładowy schemat (konwencja, nie norma):

strefa-aleja-regał-poziom-miejsce, na przykład A-03-12-2-01.

Zasady, które zwykle się sprawdzają:

1. Stała długość segmentów, z zerami wiodącymi (03, nie 3), żeby kody sortowały się poprawnie.
2. Brak polskich znaków, spacji i znaków specjalnych, które mogą sprawiać kłopot czytnikom i importom.
3. Kolejność segmentów od ogółu do szczegółu.
4. Numeracja zgodna z kierunkiem poruszania się po magazynie, żeby kolejność kodów odpowiadała drodze pracownika.
5. Jeden kod oznacza jedno miejsce. Nie używaj tego samego kodu w dwóch strefach.
6. Rezerwa na rozbudowę: pozostaw wolne numery i dłuższe pola, niż potrzebujesz dziś.

Spisz schemat na jednej stronie z przykładami. Jeśli nowy pracownik nie zrozumie kodu po minucie, schemat jest za skomplikowany.

Krok 3: etykiety i kody kreskowe

Etykieta na miejscu to powiązanie świata fizycznego z systemem. Zadbaj o:

• czytelny kod tekstowy dużą czcionką, niezależnie od kodu kreskowego,
• kod kreskowy w formacie obsługiwanym przez twoje czytniki i system (sprawdź wymagania WMS i czytników),
• trwały materiał, odporny na ścieranie i wilgoć, zależnie od warunków,
• umieszczenie na wysokości wzroku lub na krawędzi półki, tak aby czytnik dosięgał kodu,
• odseparowanie etykiet lokalizacji od etykiet towarów, na przykład kolorem lub kształtem, żeby nie pomylić ich przy skanowaniu.

W ERP możesz mieć kody kreskowe towarów powiązane z jednostką miary. Etykiety lokalizacji to osobny typ kodu. Ustal, jakie prefiksy odróżniają kody towarów od kodów lokalizacji, żeby czytnik nie przyjął jednych za drugie.

Krok 4: lokalizacje specjalne

Poza miejscami regularnymi potrzebujesz kilku lokalizacji o specjalnym znaczeniu:

• Przyjęcie: miejsce, w którym towar leży po rozładunku, do czasu sprawdzenia i odłożenia,
• Zwroty: towar od klientów, który czeka na decyzję,
• Kwarantanna: towar zablokowany, na przykład wadliwy lub z wątpliwością co do jakości,
• Braki i nadwyżki inwentaryzacyjne: miejsce, do którego trafiają pozycje do wyjaśnienia,
• Strefa kompletacji i wysyłki: towar zebrany pod konkretne zamówienie.

Towar nie może wisieć „w powietrzu”. Każda sztuka w magazynie powinna mieć lokalizację, nawet jeśli tymczasową. To podstawa wiarygodnych stanów. Ustal, kto i w jakim czasie opróżnia lokalizacje specjalne.

Jeśli towar ma datę ważności, zapisz zasady wydawania. Źródła branżowe opisują regułę FEFO, czyli wydawanie w pierwszej kolejności partii o najbliższym terminie, oraz FIFO, czyli najstarszego przyjęcia. Wybór reguły wpływa na to, jak układasz miejsca (na przykład gdzie stawiasz nowszą partię względem starszej).

Krok 5: test na jednej strefie

Przed oznakowaniem całego magazynu wybierz jedną strefę i przeprowadź test:

1. Oznacz miejsca zgodnie ze schematem i wydrukuj etykiety.
2. Policz towar w tej strefie i przypisz go do lokalizacji.
3. Poproś dwóch magazynierów, żeby odłożyli kilka dostaw i skompletowali kilka zamówień, korzystając tylko z kodów.
4. Zapisz, gdzie się pomylili, co było niejasne, które etykiety były nieczytelne.
5. Popraw schemat i dopiero wtedy oznacz kolejne strefy.

Test pokazuje, czy schemat działa w praktyce, a nie tylko na planie.

Przykład dla małego magazynu (hipotetyczny)

Załóżmy magazyn z jedną salą, trzema alejami i regałami półkowymi o czterech poziomach. Przykładowy schemat może wyglądać tak:

• strefy: A (składowanie), K (kompletacja), P (przyjęcia), Z (zwroty), Q (kwarantanna),
• w strefie składowania: aleja (01-03), regał (01-20), poziom (1-4), miejsce (01-05),
• pełny kod: A-02-14-3-01 oznacza strefę składowania, aleję drugą, regał czternasty, trzeci poziom, pierwsze miejsce,
• lokalizacje specjalne mają krótkie kody: P-01 to przyjęcie, Q-01 to kwarantanna.

To tylko przykład konwencji. Ważne, żeby każdy segment miał jedno znaczenie, a pełny kod był jednoznaczny i dawał się wydrukować na etykiecie bez skrótów.

Utrzymanie schematu

Schemat żyje razem z magazynem. Zapisz zasady zmian:

1. Nowy regał dostaje kolejny wolny numer, a nie numer po usuniętym.
2. Likwidacja miejsca wymaga wcześniejszego opróżnienia go i oznaczenia w systemie.
3. Zmiana układu jest zatwierdzana przez wskazaną osobę i zapisywana z datą.
4. Raz na jakiś czas porównaj fizyczne oznaczenia z listą w systemie, np. podczas inwentaryzacji cyklicznej.

Błędy, które trudno potem odkręcić

• Kody z znaczeniem ukrytym w treści, na przykład kolor lub rodzaj towaru zakodowany w adresie. Gdy towar się zmieni, adres staje się fałszywy. Adres ma wskazywać miejsce, nie zawartość.
• Zmiana schematu po wydrukowaniu etykiet i wprowadzeniu danych. Dotyczy to całego magazynu i kosztuje czas.
• Zbyt gęste adresowanie, w którym miejsca różnią się o jedną cyfrę i łatwo je pomylić.
• Brak lokalizacji dla zwrotów i braków, przez co towar trafia „gdziekolwiek”.
• Brak właściciela schematu. Jedna osoba powinna zatwierdzać każdą zmianę adresów.
• Pomijanie magazynierów przy projektowaniu. To oni wiedzą, jak towar faktycznie jest ułożony i gdzie schemat się nie sprawdzi.

Szkolenie i wdrożenie w zespole

Nawet najlepszy schemat nie zadziała, jeśli magazynierzy go nie rozumieją. Przeprowadź krótkie szkolenie na planie magazynu: pokaż, jak czytać kod, gdzie szukać etykiet i co zrobić, gdy miejsce jest zajęte lub nieoznaczone. Wyznacz osobę, do której zgłasza się wątpliwości, i zbieraj pytania z pierwszych dni. Najczęstsze z nich pokażą, co w schemacie trzeba doprecyzować.

Jak sprawdzić, że schemat jest gotowy

Poproś kogoś, kto nie brał udziału w projekcie, o odnalezienie pięciu losowo wybranych miejsc wyłącznie na podstawie kodu i planu. Jeśli wykona to bez pytań i pomyłek, schemat jest czytelny. Jeśli zatrzymuje się na jakimś segmencie, popraw jego opis lub oznaczenie fizyczne. Zrób to przed drukowaniem etykiet dla całego magazynu.

Podsumowanie

Uporządkowane lokalizacje to fundament każdego WMS i pomagają także bez niego. Podziel magazyn na strefy, zapisz prosty schemat kodu, zadbaj o etykiety, wyznacz lokalizacje specjalne i przetestuj wszystko na jednej strefie. Jeśli planujesz system magazynowy obok ERP i potrzebujesz pomocy w jego zaprojektowaniu, zobacz usługi M8T.