Jak dobrać kody CPV do wyszukiwania przetargów

Czym jest Wspólny Słownik Zamówień

CPV (Common Procurement Vocabulary), po polsku Wspólny Słownik Zamówień, to jednolity system klasyfikacji przedmiotu zamówień publicznych. Zamawiający używają go, żeby opisać, co kupują, a wykonawcy mogą po nim wyszukiwać ogłoszenia. Słownik wprowadziło rozporządzenie (WE) nr 2195/2002, a obecną wersję, CPV 2008, rozporządzenie (WE) nr 213/2008. Według strony TED stosowanie CPV jest w UE obowiązkowe od 1 lutego 2006 roku.

Kod ma postać XX000000-Y:

• dwie pierwsze cyfry oznaczają dział,
• trzy pierwsze cyfry to grupa,
• cztery pierwsze to klasa,
• pięć pierwszych to kategoria,
• ostatnie trzy cyfry dodają precyzji w ramach kategorii,
• dziewiąta cyfra, po myślniku, jest cyfrą kontrolną, która sprawdza poprawność poprzednich.

Obok słownika głównego istnieje słownik uzupełniający. Jego kody są alfanumeryczne i doprecyzowują przedmiot zamówienia, na przykład jego przeznaczenie.

Ważna konsekwencja dla wyszukiwania: gdy nie ma kodu dokładnie opisującego przedmiot, zamawiający może użyć ogólniejszego poziomu, który poznasz po zerach na końcu. Ogłoszenie na system informatyczny może więc nosić kod z działu, a nie z konkretnej kategorii.

Co przygotować

• listę usług i produktów, które naprawdę sprzedajesz,
• dostęp do wyszukiwarki ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych na platformie e-Zamówienia (przeglądać ogłoszenia mogą także osoby niezalogowane),
• pobraną z TED listę kodów CPV 2008 (TED udostępnia ją w formatach XML, ODS i XLS),
• arkusz, w którym zapiszesz kody, słowa kluczowe i wyniki testu.

Krok 1: opis tego, co sprzedajesz

Zacznij od zdań, nie od kodów. Dla każdej oferty napisz jedno zdanie językiem, jakim posługuje się zamawiający: „utrzymanie i rozwój systemu informatycznego”, „wykonanie strony internetowej”, „integracja systemów”, „dostawa licencji oprogramowania”. Rozdziel wiersze według rodzaju zamówienia: usługa programistyczna, wdrożenie, utrzymanie i dostawa gotowego oprogramowania to osobne pozycje, bo mogą mieć różne kody.

Krok 2: kody główne i szczegółowe

Przejrzyj listę CPV i dla każdego wiersza wybierz:

• jeden lub dwa kody ogólniejsze (grupa lub klasa), które zamawiający wybiera, gdy nie opisuje przedmiotu dokładniej,
• od dwóch do pięciu kodów szczegółowych (kategoria lub niżej), które pasują do twojej usługi.

Cały dział to zwykle za szeroki filtr i da dużo szumu. Same kody najbardziej szczegółowe pominą ogłoszenia, w których zamawiający wskazał kod ogólny. Dlatego łącz oba poziomy.

Przykładowe grupy kodów dla usług i dostaw IT. Nazwy podane są skrótem, a pełne brzmienie i cyfrę kontrolną skopiuj z oficjalnej listy CPV 2008:

• 72000000-5: usługi informatyczne, czyli doradztwo, tworzenie oprogramowania, usługi internetowe i wsparcie (cały dział, bardzo szeroki),
• 72211000-7: programowanie oprogramowania systemowego i dla użytkownika,
• 72212000-4: programowanie oprogramowania użytkowego,
• 72262000-9: usługi w zakresie rozwoju oprogramowania,
• 72267000-4: konserwacja i naprawa oprogramowania,
• 72413000-8: projektowanie stron WWW,
• 48000000-8: pakiety oprogramowania i systemy informatyczne (dostawy oprogramowania).

W katalogu CPV pod kodem 72212000 znajdziesz też podkategorie, na przykład oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) czy do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Jeśli budujesz takie systemy, sprawdź ich szczegółowe kody.

Krok 3: słowa kluczowe jako uzupełnienie

Zamawiający nie zawsze dobiera CPV starannie, a nazwa ogłoszenia bywa dokładniejsza niż kod. Według instrukcji obsługi Biuletynu Zamówień Publicznych wyszukiwarka pozwala filtrować ogłoszenia frazą z nazwy ogłoszenia, a w zaawansowanych filtrach także kodem CPV, przedmiotem zamówienia i trybem. Interfejs platformy mógł się zmienić od czasu wydania instrukcji, więc sprawdź aktualne pola w serwisie.

Ułóż dwie listy:

1. Frazy do wyszukania: na przykład „system informatyczny”, „aplikacja webowa”, „portal”, „integracja”, „rozwój oprogramowania”, „utrzymanie systemu”.
2. Frazy wykluczające: słowa, które przyciągają ogłoszenia spoza twojej oferty, na przykład sprzęt, o ile go nie dostarczasz.

Dobrze działa układ dwutorowy: osobny filtr po kodach CPV i osobne wyszukiwanie po frazach. Wyniki jednego uzupełniają drugi.

Krok 4: test na archiwalnych ogłoszeniach

Zanim zaufasz filtrom, sprawdź je na danych z przeszłości:

1. Wyszukaj frazami kilkanaście ogłoszeń z ostatnich miesięcy, które pasowałyby do twojej oferty. Ta lista jest twoim wzorcem.
2. Dla każdego zapisz kody CPV, które zamawiający wpisał.
3. Sprawdź, ile z tych ogłoszeń znalazłby filtr po twoich kodach.
4. Policz drugą stronę: ile wyników filtra nie ma z twoją ofertą nic wspólnego.

Jeśli filtr gubi sporo ogłoszeń ze wzorca, dodaj kody, które widzisz w tych ogłoszeniach. Jeśli zwraca głównie szum, zawęź zakres albo dodaj frazy wykluczające. Dla starszych ogłoszeń użyj archiwum TED, które pozwala wyszukiwać także po kodach CPV.

Dla ogłoszeń sprzed 1 stycznia 2021 roku instrukcja BZP wskazuje osobny sposób przeglądania, więc nie zdziw się, jeśli w głównym widoku ich nie znajdziesz.

Krok 5: przegląd listy co kwartał

CPV 2008 jest obecną wersją słownika, ale praktyka zamawiających zmienia się szybciej niż słownik. Raz na kwartał:

• przejrzyj ogłoszenia znalezione ręcznie, które nie wpadły do filtra, i dodaj brakujące kody,
• usuń kody, które generują szum,
• zapisz w arkuszu datę zmiany i powód,
• zanotuj ogłoszenia, które zamawiający opisał nietypowym kodem, bo takie przykłady najlepiej pokazują, czego brakuje w filtrze i jakich kodów nie przewidziano w pierwszej wersji arkusza,
• sprawdź, czy nie doszły nowe usługi albo nowe rodzaje zamówień w twojej ofercie.

Przykład: mała firma programistyczna

Hipotetyczny przykład arkusza dla firmy, która pisze aplikacje webowe i utrzymuje systemy:

Taki arkusz od razu pokazuje, że kod 72000000-5 powtarza się w trzech wierszach. Jeśli jest zbyt szeroki, ustaw go jako filtr do ręcznego, rzadszego przeglądu, a codzienne alerty oprzyj na kodach szczegółowych i frazach. Wiersz o licencjach to dostawa, a nie usługa, więc do tego wiersza dobierz osobno kody z działu 48 i sprawdź, czy interesują cię takie zamówienia.

Najczęstsze pułapki

• Brak cyfry kontrolnej. Niektóre wyszukiwarki pokazują kod bez dziewiątej cyfry, na przykład 72212000. To ten sam kod.
• Kody dodatkowe. Ogłoszenie może mieć kod główny i kody dodatkowe. Sprawdź, czy twoja wyszukiwarka obejmuje oba.
• Za szeroki kod. Obserwowanie całego działu 72 oznacza przeglądanie wszystkich usług informatycznych, także tych spoza twojej oferty, na przykład doradztwa czy wsparcia technicznego.
• Jeden system pod kilkoma kodami. To, co sprzedajesz, zamawiający może opisać jako wykonanie, rozwój, utrzymanie albo zakup gotowego oprogramowania i dobrać do tego różne kody. Dlatego opisuj w arkuszu każdy rodzaj zamówienia osobno, zamiast szukać jednego kodu dla całej oferty.
• Poleganie wyłącznie na CPV. Bez fraz tracisz ogłoszenia, w których kod jest przypadkowy.

Lista kontrolna

• Oferta jest opisana jednym zdaniem na pozycję, językiem zamawiającego.
• Dla każdej pozycji wybrano kody ogólne i szczegółowe z oficjalnej listy CPV 2008.
• Kody są zapisane z cyfrą kontrolną i sprawdzone z listą.
• Jest lista fraz do wyszukania i fraz wykluczających.
• Filtry sprawdzono na kilkunastu ogłoszeniach z ostatnich miesięcy.
• Ustawiono przegląd co kwartał.

Podsumowanie

Kody CPV działają najlepiej jako dwupoziomowy filtr: ogólny i szczegółowy, uzupełniony frazami z nazw ogłoszeń. Test na archiwalnych ogłoszeniach pokazuje, czy filtr gubi ogłoszenia albo zalewa szumem, a przegląd co kwartał utrzymuje go w formie. Od 2026 roku próg stosowania ustawy Pzp wynosi 170 000 zł netto, co opisuje wpis o progu Pzp w 2026 roku. Jeśli nie chcesz codziennie przeglądać ogłoszeń ręcznie, zobacz Radar przetargów w sekcji Produkty, rozwijany przez M8T we współpracy ze Spiroo Solutions.