Jak wyszukiwać przetargi: BZP, e-Zamówienia i TED

Mapa źródeł ogłoszeń

• e-Zamówienia i BZP. Bezpłatna platforma, na której działa Biuletyn Zamówień Publicznych. Ma wyszukiwarkę postępowań, w tym zaawansowaną. Do pełnych funkcji potrzebne jest konto i jego aktywacja.
• TED. Dodatek do Dziennika Urzędowego UE, prowadzony przez Urząd Publikacji UE. Zawiera ogłoszenia o zamówieniach ponad progami unijnymi z całej Unii.
• Strony zamawiających. Zamówienia poniżej progu stosowania ustawy Pzp (od 1.01.2026 wynosi on 170 000 zł netto) zamawiający często ogłaszają u siebie, jako zapytania ofertowe. Zwykle nie ma ich w BZP.
• Platformy zakupowe zamawiających. Wiele postępowań jest prowadzonych na platformach zewnętrznych, do których prowadzi link z ogłoszenia.

Progi unijne podaje obwieszczenie Prezesa UZP z 8 grudnia 2025 (M.P. poz. 1247), obowiązujące od 1.01.2026. Jeśli zależy ci na zamówieniach o niższych wartościach, same BZP i TED nie wystarczą.

Krok 1: wyszukiwarka na platformie e-Zamówienia

1. Wejdź na ezamowienia.gov.pl i załóż konto wykonawcy albo zaloguj się. Aktywuj konto podmiotu, bo bez tego część funkcji jest niedostępna.
2. Otwórz wyszukiwarkę postępowań lub ogłoszeń BZP.
3. Zacznij od prostego zapytania: słowo kluczowe opisujące twoją ofertę, na przykład nazwa usługi lub produktu.
4. Dodaj filtry (opisane w kroku 3) i oceń liczbę wyników. Dziesiątki wyników to rozsądny zakres do przeglądu, tysiące oznaczają zbyt szerokie zapytanie.
5. Otwórz kilka ogłoszeń i zapisz, jakie słowa pojawiają się w tytułach tych, które cię interesują. Użyj ich do poprawy zapytania.

Instrukcja BZP na platformie opisuje wyszukiwanie ogłoszeń i planów oraz zapisywanie filtrów wyszukiwania. Sprawdź w swoim koncie, czy opcja zapisu jest dostępna i jak działa.

Krok 2: TED dla zamówień powyżej progów unijnych

1. Wejdź na ted.europa.eu.
2. Użyj wyszukiwania zaawansowanego albo eksperckiego. Strona główna pozwala też przeglądać ogłoszenia według sektora (kody CPV) i miejsca realizacji.
3. Zawęź wyniki do Polski albo regionu, w którym możesz pracować.
4. Pamiętaj, że w TED są zamówienia ponad progami unijnymi. Mniejsze polskie postępowania znajdziesz w BZP.

Przy ogłoszeniach z innych krajów sprawdź w dokumentach wymagania co do języka oferty.

Krok 3: filtry, które oszczędzają czas

• Kod CPV (Wspólny Słownik Zamówień). Kod opisuje przedmiot zamówienia. Wybierz kody pasujące do twojej oferty, a także kody pokrewne, bo zamawiający nie zawsze używa najbardziej oczywistego.
• Region. Ogranicz do obszaru, w którym możesz realizować usługę lub dostawę.
• Tryb postępowania. Nazwy trybów określa ustawa Pzp (są wśród nich przetarg nieograniczony i tryb podstawowy). Od trybu zależy nakład pracy, więc na start wybieraj postępowania, w których od razu składa się ofertę z ceną, i czytaj opis procedury w ogłoszeniu.
• Termin składania ofert. Odfiltruj postępowania, na które nie zdążysz. Realny czas na przygotowanie oferty to zwykle kilka dni roboczych.
• Rodzaj zamówienia. Dostawy, usługi albo roboty budowlane.

Nie ustawiaj za wielu filtrów jednocześnie. Zbyt wąskie kryteria ukryją ogłoszenia z nietypowo zapisanym kodem CPV.

Krok 4: zapis wyszukiwania i powiadomienia

Raz dobrane wyszukiwanie warto zapisać i nie powtarzać go ręcznie.

W TED zapisywanie wyszukiwań i alerty są dostępne dla zalogowanych użytkowników (konto przez EU Login). Według pomocy TED możesz zapisać do 25 profili wyszukiwania, utworzyć alert e-mail o nowych wynikach z częstotliwością dzienną, tygodniową, co dwa tygodnie lub miesięczną, a także alert dla konkretnego ogłoszenia. Zapisane wyszukiwania mogą mieć kanał RSS.

Na platformie e-Zamówienia sprawdź w koncie, jakie opcje zapisu filtrów i powiadomień są aktualnie dostępne. Nie zakładaj, że działają tak samo jak w TED.

Jeśli powiadomienia nie istnieją, ustal stały rytm przeglądu: raz dziennie, o tej samej porze, z tego samego zapisanego zapytania.

Krok 5: szybka ocena ogłoszenia

Zanim poświęcisz godzinę na dokumenty, odpowiedz na kilka pytań na podstawie ogłoszenia:

1. Przedmiot. Czy to dokładnie to, co robisz?
2. Termin. Czy zdążysz z ofertą i z podpisem elektronicznym?
3. Warunki udziału. Czy masz wymagane doświadczenie, uprawnienia, ubezpieczenie?
4. Wartość i kryteria. Czy cena to jedyne kryterium, czy są inne?
5. Termin realizacji i miejsce. Czy pasują do twoich możliwości?
6. Projekt umowy. Jakie są kary, terminy płatności i warunki odbioru?
7. Wadium. Czy jest wymagane i w jakiej formie?

Jeśli odpowiedź na dwa lub trzy pytania brzmi „nie”, zrezygnuj. Zaoszczędzony czas zainwestuj w ofertę, którą możesz wygrać.

Przykład pracy z filtrami (hipotetyczny)

Załóżmy firmę, która dostarcza i wdraża oprogramowanie dla instytucji publicznych w jednym województwie. Jak mogłaby zbudować wyszukiwanie:

1. Wybiera kody CPV opisujące jej usługi i dopisuje kody pokrewne, na przykład te używane przy utrzymaniu systemów.
2. Ustawia region na własne województwo i sąsiednie.
3. Zaczyna od postępowań, w których oferta jest składana od razu, bez wstępnego etapu kwalifikacji.
4. Przegląda wyniki z ostatniego tygodnia i zapisuje trzy ogłoszenia do dokładnej oceny.
5. Po miesiącu sprawdza, których fraz brakowało w wyszukiwaniu, bo pojawiły się ogłoszenia, które wcześniej przeoczyła.

To przykład ilustracyjny, a nie zalecenie dla konkretnej branży. Kody i regiony dobierz do własnej oferty.

Jak zorganizować przegląd w firmie

Wyznacz jedną osobę, która przegląda ogłoszenia o stałej porze, i prostą tabelę, w której zapisuje: numer ogłoszenia, zamawiającego, przedmiot, termin składania ofert, decyzję (składać, odpuścić, obserwować) i krótki powód. Raz w miesiącu przejrzyj tabelę razem z osobą odpowiedzialną za ofertę. Po kilku miesiącach zobaczysz, jakich postępowań nie warto już oglądać, i będziesz mógł zawęzić filtry.

Kiedy pomaga narzędzie do monitoringu

Ręczne przeglądanie trzech źródeł z kilkoma filtrami zajmuje czas. Narzędzie do monitoringu ma sens, gdy:

• szukasz w wielu kodach CPV i regionach,
• chcesz otrzymywać zestawienie nowych ogłoszeń bez codziennego logowania,
• zależy ci na szybkości reakcji.

Do wyszukiwania i monitorowania przetargów publicznych służy Radar przetargów, rozwijany przez M8T we współpracy ze Spiroo Solutions. Jego opis znajdziesz w sekcji produkty. Przed wyborem jakiegokolwiek narzędzia porównaj, jakie źródła obejmuje, i sprawdź to na ogłoszeniach, które znasz.

Na co uważać

Nie opieraj się wyłącznie na podsumowaniach i zestawieniach z zewnętrznych stron. Treść ogłoszenia, termin składania ofert i warunki udziału bierz zawsze z oryginalnego dokumentu zamawiającego. Zwracaj też uwagę na zmiany ogłoszenia: zamawiający może przesunąć termin lub zmienić treść, a informacja o tym pojawia się jako osobne ogłoszenie albo komunikat na platformie postępowania.

Dokumenty, które warto mieć pod ręką

Przy pierwszej ocenie ogłoszenia przydadzą się: aktualne dane firmy, krótka lista zrealizowanych zleceń z zakresem i datami, wzory oświadczeń, kalkulacja minimalnej opłacalnej ceny oraz dostęp do podpisu elektronicznego. Wymagania co do formy oferty i podpisu zależą od postępowania, więc zawsze sprawdź je w ogłoszeniu i specyfikacji warunków zamówienia.

Najczęstsze błędy początkujących

• Zbyt szerokie wyszukiwanie, które daje setki wyników, więc przegląd się porzuca.
• Zbyt wąskie filtry, które odcinają ogłoszenia z nietypowym kodem CPV.
• Ocena ogłoszenia po tytule, bez przeczytania warunków udziału.
• Zostawianie podpisu elektronicznego na ostatni dzień.
• Brak zapisu decyzji, przez co te same ogłoszenia ocenia się po kilka razy.
• Pomijanie źródeł poza BZP, czyli stron zamawiających, na których publikowane są zamówienia poniżej progu stosowania ustawy.

Podsumowanie

Sprawdzaj trzy źródła: BZP na e-Zamówieniach, TED i strony zamawiających. Używaj kodów CPV, regionu i terminu, zapisuj wyszukiwania tam, gdzie to możliwe, i oceniaj ogłoszenia według stałej listy pytań. Zawsze potwierdzaj wymagania w dokumentach konkretnego postępowania.